List motywacyjny w Szwajcarii: kto go naprawdę czyta i jak go napisać, żeby przeczytał

List motywacyjny w Szwajcarii nie jest kapeluszem do lepszej pracy. Jest jednym z dokumentów, które zgodnie z zaleceniami wspólnego portalu EURES-T Oberrhein składają się na aplikację w Szwajcarii, razem z tabelarycznym CV i kopiami świadectw. Pytanie tylko brzmi inaczej niż w Polsce: kto ten dokument naprawdę otwiera i po co. Odpowiedź na to pytanie jest mniej wygodna, niż sugerują poradniki pisane pod generator CV.

Krótka odpowiedź: po co w ogóle pisze się list motywacyjny

List motywacyjny nie służy do opisywania twojego doświadczenia. Służy do jednej rzeczy: żeby rekruter zaprosił cię na rozmowę. Taką funkcję przypisują mu polskie poradniki i taką rolę ma on w szwajcarskim pakiecie dokumentów, tyle że tam nazywa się go Begleitbrief i ma nieco bardziej urzędowy ciężar.

Praktyczna konsekwencja jest taka: jeśli masz dwa akapity i nie wiesz, co tam wpisać, to najlepsza rzecz, jaką możesz zrobić, to nie pisać o stanowisku. Piszesz o tym, czego konkretnie oczekujesz od rozmowy i co wniesiesz do zespołu. Wszystko inne to opis CV, który rekrutujący dostają setki razy w miesiącu.

Jest jeszcze jeden powód, o którym mówi rzadziej: list bywa wąskim gardłem. Gdy na jedno stanowisko aplikuje kilkudziesięciu kandydatów o zbliżonych kwalifikacjach, to właśnie dobrze napisany list rozstrzyga sprawę. Nie dlatego, że jest długi, tylko dlatego, że pokazuje, że piszesz o tej konkretnej pracy, a nie o każdej naraz.

Ile sekund rekruter poświęca na twoje dokumenty

Tutaj źródła rozjeżdżają się tak bardzo, że podanie jednej liczby byłoby kłamstwem. Masz trzy niezależne podania, z których dwa mówią o pierwszym spojrzeniu, a jedno o wstępnej analizie.

• Jedno z najczęściej powtarzanych zdań w polskich poradnikach brzmi, że rekruter poświęca na CV około 7 do 10 sekund. To liczba z komentarza pod artykułem o wzorach listów motywacyjnych, nie z badania.
• Serwis z generatorami CV podaje wprost, że rekruterzy skanują CV krócej niż 7 sekund przy pierwszym kontakcie.
• Agencja rekrutacyjna pisze o zupełnie innej skali: 30 sekund do 1,5 minuty na wstępną analizę CV, z wykrzyknikiem, że to „tylko” tyle.

Rozjazd jest sześciokrotny, ale da się go wytłumaczyć. Dolna granica oznacza przesiew: rekrutujący widzi dziesiątki aplikacji i szuka w CV czegoś, co pozwoli odsiać. Górna to już analiza jednej aplikacji, na którą już spojrzał. W praktyce oznacza to jedno: nie pisz listu po to, by został przeczytany uważnie. Pisz go po to, by przy pierwszym spojrzeniu, między setką a tysiącem znaków, dało się wyciągnąć z niego powód do rozmowy.

Do tego dochodzi głos z drugiej strony, który warto znać, bo jest mniej wygodny. W komentarzu pod tekstem o „przeżyciu listu motywacyjnego” jeden z czytelników, pisząc w 2017 roku, stwierdził wprost, że rekruterzy nie szukają predyspozycji do zagospodarowania, tylko kopii człowieka, który już pracował na podobnym stanowisku. To opinia z comment boxa, nie badanie, ale trafia w to, co widać w ogłoszeniach: szukają zbieżności doświadczenia. List ma tę zbieżność podkreślić, a nie ją zastąpić.

Szwajcarska specyfika: list jest elementem pakietu, a nie dodatkiem

Tu polskie poradniki kończą się, a szwajcarska rzeczywistość się zaczyna. Według EURES-T Oberrhein, portalu finansowanego z funduszy Unii Europejskiej i szwajcarskiej Konfederacji, aplikacja w Szwajcarii odbywa się w większości przypadków na piśmie: pocztą albo mailem. Nie ma tu aplikacji wyłącznie przez formularz, w którym wklejasz CV i zostawiasz pole na list motywacyjny.

Pakiet, który portal opisuje jako standard, składa się z czterech części: tabelarycznego CV, listu motywacyjnego czyli Begleitbrief, kopii wszystkich świadectw pracy i kursów oraz kopii dyplomu zawodowego albo studiów. Opcjonalnie możesz dołożyć świadectwa szkolne, kwalifikacje i listy polecające od przełożonych. Słowo „opcjonalnie” nigdy nie dotyczy pozycji drugiej, czyli samego listu.

Dwóch rzeczy z tej listy warto zapamiętać z innego powodu niż sam CV. Po pierwsze, świadectwa, o których piszę, to w Szwajcarii dokumenty urzędowe i przechodzą własną drogę legalizacyjną, o czym pisałem osobno przy legalizacji dokumentów i apostille. Po drugie, to nie jedyny problem aplikacyjny, o który warto zapytać w ogłoszeniu: osoby spoza Unii Europejskiej podlegają tam ograniczeniom rynku pracy, w tym zasadzie pierwszeństwa dla krajowców, a samo pozwolenie G to osobna procedura, nie załącznik do CV. Ze zezwoleniem na pracę jest jeszcze prościej niż z pozwoleniem na pobyt.

Cztery części listu, które faktycznie robią robotę

Struktura jest prosta i powtarzalna, więc warto ją znać na pamięć. Zawiera nagłówek z danymi kontaktowymi i miejscem, akapit otwierający, część środkową oraz zakończenie z prośbą o kontakt. Do tego dochodzi jedno zdanie łączące list z ogłoszeniem, którego nie można pominąć.

Nagłówek to imię i nazwisko, telefon, mail, miasto, a jeśli masz, link do LinkedIn lub portfolio. Niżej miejsce i data, a obok dane firmy, jeśli znasz adresata. Ten nagłówek pełni też drugą funkcję: sprawia, że rekruter widzi, że dokument piszesz w imieniu konkretnego człowieka, a nie wysyłasz setką maila.

Zakończenie ma jedno zadanie: zostawić ostatnią konkretną informację, po której chce się dowiedzieć więcej. Nie powtarzaj w nim tego, co było na początku, bo wtedy czytelnik zamyka list z wrażeniem, że niczego z niego nie wyniósł poza formułką grzecznościową.

Pierwszy akapit: jeden konkretny powód zamiast trzech ogólników

To jest miejsce, w którym przegrywa większość aplikacji, i to nie dlatego, że kłamią, tylko dlatego, że piszą jak wszyscy. Zdanie „chciałbym zdobyć doświadczenie w marketingu” mówi rekruterowi tyle, że napisałeś szablon. Zdanie „od roku śledzę wasze kampanie, szczególnie cykl edukacyjny na YouTube, bo stawiacie na edukację klienta, a nie tylko na sprzedaż” mówi mu dwie rzeczy naraz: że zrobiłeś research i że Twoje rozumienie zawodu zgadza się z tym, co robicie.

Zasada jest proporcjonalna i działa w obie strony: jeden konkretny powód jest wart więcej niż trzy ogólne. Nie musisz pisać długiego akapitu o swojej pasji. Musisz napisać jedno zdanie, którego nie da się wkleić do aplikacji do innej firmy.

Przy okazji: nie przepraszaj za brak doświadczenia. Zdanie otwierające w rodzaju „choć nie mam jeszcze doświadczenia” zaczyna się od przeprosin za coś, co nie jest twoją winą, i ustawia cię niżej niż pozwala na to twoje CV. Lepiej zacząć od tego, co już umiesz i co chcesz wnieść pierwszego dnia.

Środek listu: co wniesiesz do zespołu

Tu jest największa szansa, bo większość kandydatów ją zmarnowuje na powtórzenie CV. List ma być uzupełnieniem, nie streszczeniem. Jeśli w CV masz tabelę z zatrudnieniem, to w liście piszesz o jednej rzeczy, którą zrobiłeś dobrze, i o tym, jaką różnicę to zrobiło.

Konkretna wersja brzmi: wprowadziłeś automatyzację raportowania, która skróciła miesięczne zamknięcie z trzech dni do jednego, i wdrażałeś ją na czterech działach. Liczby i nazwy działów robią tu więcej niż każda ocena w stylu „jestem sumienny”, bo dają rekruterowi coś, czego nie ma w formularzu.

Zasada selekcji z polskich poradników brzmi prosto: wymieniaj tylko te mocne punkty, które są niezbędne do realizacji obowiązków na danym stanowisku. Nie wszystkie, tylko istotne. Dlatego przed pisaniem warto zrobić sobie listę pięciu obowiązków z ogłoszenia i sprawdzić, które z nich realnie umiesz. Reszta to szum, który tylko wydłuża dokument.

Jedna strona A4 i format, w którym to wyślesz

Tutaj źródła są zgodne, co rzadko się zdarza. List motywacyjny mieści się na jednej stronie A4 i nie musi jej wypełniać. Jedno ze źródeł dodaje, że wyjątkowo, w sytuacjach nietypowych, dopuszczalne są dwie strony. Reszta zdecydowanie odradza.

Skoro aplikacja w Szwajcarii idzie na piśmie i często pocztą, format ma znaczenie praktyczne, a nie tylko estetyczne. Drukuj czarno na białym, bez kolorowego tła, bez ramek i bez logotypów firmy, w której pracowałeś. Do maila wkładasz PDF w nazwie, która coś mówi, a nie „CV_final_v3”, i w treści wiadomości wskazujesz jedno zdanie, w którym jest twój powód do zatrudnienia, zamiast powtarzać cały CV w treści maila.

Jest jeszcze jedna rzecz, którą warto zrobić, a którą pomijają prawie wszyscy. Przed wysłaniem daj tekst do przeczytania komuś innemu pod kątem ortografii, składni i interpunkcji. Własnych błędów nie wyłapiesz, bo czytasz to, co chciałeś napisać, a nie to, co jest.

Cztery błędy, które wywalają aplikację od razu

Ten zestaw powtarza się w poradnikach zaskakująco spójnie, więc można go traktować jako konsensus praktyki, a nie kaprys jednego autora.

Klon. Wysłanie tego samego listu do piętnastu firm. W CV to jeszcze przejdzie, bo CV z natury jest szablonowe. List z natury jest odpowiedzią na konkretne ogłoszenie, więc klon jest od razu widoczny.

Błędy edycyjne. Jedna literówka w akapicie otwierającym potrafi zdyskwalifikować kandydata, który spełnia wszystkie wymagania z ogłoszenia. To nie jest kaprys, tylko mechanizm selekcji: rekrutujący szuka powodu do odrzucenia i błąd jest najtańszym.

List, z którego nie da się nic wyczytać. Poprawny składniowo, zgodny ze schematem, wypełniony ogólnikami. Nie da się z niego dowiedzieć, co dokładnie umiesz. W takiej sytuacji faktyczne predyspozycje i tak widać dopiero na rozmowie, więc list po prostu przepada.

Wykorzystanie szablonu „pod Szwajcarię”. Bardziej podpisanego, niż napisanego. Szwajcarski rynek pracy ma własne zasady, ale sprawdzona jest jedna: brzmi podejrzanie, jeśli brzmi dokładnie tak jak u konkurentów w tej samej branży. Takich pułapek jest więcej, bo dotyczą całej dokumentacji aplikacyjnej, nie tylko listu, i opisałem je przy najczęstszych błędach przy dokumentach.

Kiedy list motywacyjny to strata czasu

Tutaj poradniki się rozjeżdżają, ale nie dlatego, że kłamią. To trzy różne rogi tej samej sytuacji i warto wiedzieć, który dotyczy ciebie.

Najostrzejsze stanowisko: jeśli ogłoszenie nie wymaga listu wprost, a stanowisko nie jest tym wymarzonym, lepiej odpuścić i dopracować CV, bo list napisany byle jak kosztuje więcej niż nic. Umiarkowane: list ma sens głównie w branżach kreatywnych, gdzie liczy się osobowość, dynamika i sposób myślenia, a w pozostałych rozstrzyga CV. Łagodne: list pozostaje podstawowym dokumentem rekrutacyjnym i rozstrzyga sprawę przy remisie kandydatów o podobnych kwalifikacjach.

W Szwajcarii do tej listy dochodzi czwarta opcja, której nie ma w polskich poradnikach. Jeśli nie masz prawa do pracy w tym kraju, list nie jest twoim problemem. W ogłoszeniu sprawdź, czy firma jest otwarta na zagranicznych pracowników i jakie wymogi prawne stawia przy zatrudnianiu cudzoziemców, zanim zaczniesz pisać akapit o motywacji. Warto przy okazji zajrzeć do pracy w Szwajcarii bez znajomości języka, bo tam rozkład Twoich szans jest zupełnie inny i inaczej wygląda też to, co rekrutujący chcą przeczytać.

I jeszcze jedna rzecz, o której mówi się rzadko, a która zostaje w pamięci dłużej niż cały akapit o zarobkach: Szwajcarze naprawdę sprawdzają realną opłacalność pracy w Szwajcarii i potrafią liczyć w godzinach. Liczba w CV i realne zarobki w ogłoszeniu to dwie różne rozmowy, a kandydat, który pomyli jedną z drugą, wygląda po prostu na naiwnego.

Gdzie szukać ofert i co zrobić, zanim wyślesz aplikację

Kanały, które wskazuje wspólny portal EURES-T, są inne niż te, które dominują w polskim wyszukiwaniu. Publiczna służba zatrudnienia z punktami RAV, ogłoszenia w prasie regionalnej i kantonalne jobbörsen, a wśród gazet wskazane konkretnie „bz” i „Neue Zürcher Zeitung”. Osobno EURES odsyła do portalu arbeit.swiss po wskazówki aplikacyjne.

To, co w tych źródłach powtarza się zaskakująco wyraźnie, to waga sieci kontaktów. Informowanie znajomych o poszukiwaniu pracy wymienione jest wprost jako sensowne, z dodatkowym argumentem, że w ten sposób obsadza się wiele stanowisk. Nie jako główna metoda, ale jako kanał obok aplikacji. Dzwonię do znajomego, który już tam pracuje, i pytanie go, gdzie w firmie widać ruch, działa często lepiej niż dwadzieścia wysłanych listów, bo informacja idzie wtedy do człowieka, który ma realny wpływ na decyzję.

Na koniec jedna rzecz, którą warto zrobić zanim napiszesz choćby zdanie. Przeczytaj ogłoszenie i wypisz pięć konkretnych obowiązków, które po nim zostaną, oraz trzy wymagania, które najbardziej rzucają się w oczy. Jeśli Twoje CV i Twój list odpowiadają na pięć z pięciu, masz aplikację. Jeśli na trzy z pięciu, masz wybór: albo je dokończasz, albo szukasz ogłoszenia pasującego do tego, co już masz. Pisanie listu motywacyjnego nie naprawi aplikacji, która nie odpowiada na ofertę.