Rozmowa rekrutacyjna po angielsku w Szwajcarii: przebieg, typowe pytania i czy można ją nagrać

Rozmowa rekrutacyjna po angielsku w Szwajcarii to najczęstszy format w branżach takich jak IT, finanse, farmacja, logistyka międzynarodowa, turystyka i lotnictwo. Nie chodzi o sprawdzenie Twojego angielskiego - rekruter chce zobaczyć, czy porozmawiasz z klientem w Zurich. Dlatego wygląda inaczej niż polska: krótsza, bardziej ustrukturyzowana, oparta na konkretnych pytaniach zamiast na miękkiej rozmowie o przyszłości zawodowej.

Proces rekrutacyjny ma zwykle cztery etapy, a nie jeden

Krótka rozmowa z rekruterem, zadanie albo test, spotkanie z managerem i rozmowa końcowa. Tak wygląda rdzeń procesu w firmach szwajcarskich i międzynarodowych. Dokładny przebieg opisuje też recruiter w mailu zapowiadającym rozmowę - zaproszenie bez opisu etapów to raczej wyjątek.

Ujednolicona lista w branżowym opracowaniu procesu rekrutacyjnego liczy dziewięć etapów - od telefonu wstępnego, przez test kompetencyjny i kolejne rozmowy, aż po kolację z zespołem, rozmowę końcową, sprawdzenie przeszłości i ofertę. Sam autor zaznacza przy tym, że to wariant najbardziej rozbudowany, a nie to, co stosuje się przy każdej ofercie, szczególnie przy stanowiskach juniorskich i czasowych.

Etap pierwszy: krótki telefon z rekruterem

Screening interview to pierwszy bezpośredni kontakt z firmą. Prowadzi je recruiter lub recruitment coordinator, najczęściej przez telefon, a jego cel jest prosty: sprawdzić, czy masz podstawowe wymagania do wykonania tej pracy. Czasem rekrutujący organizują też drugi telefon - wtedy szukają głównie informacji o Twoim tle i dopasowaniu do firmy.

Pytań jest osiem i wszystkie są krótkie. Oto one dosłownie, tak jak pojawiają się w materiałach rekrutacyjnych:

• Can you briefly describe your work experience and how it relates to this role? - opisz w kilku zdaniach swoje doświadczenie i jego związek z tą rolą.
• Why are you interested in this position and our company? - czemu ta oferta i ta firma.
• What are your key skills and strengths relevant to this job? - kluczowe umiejętności pasujące do stanowiska.
• What is your current employment situation and availability? - obecna sytuacja zawodowa i termin, w którym możesz zacząć.
• What are your salary expectations? - oczekiwania finansowe.
• Can you discuss any gaps in your employment history? - czy wyjaśnisz przerwy w pracy.
• Are you legally authorized to work in this country? - czy masz prawo do pracy w tym kraju.
• Do you have any questions about the role or company? - czy masz pytania.

Pytanie o prawo do pracy pada wprost, więc warto mieć pod ręką odpowiedź. Jeśli dopiero o tym myślisz, porównaj wymogi prawne dla pozwolenia na pracę w Szwajcarii z tym, co masz realnie - status obywatela UE/EFTA, pozwolenie B, pozwolenie G i pozwolenie dla pracownika transgranicznego to cztery zupełnie różne ścieżki.

Etap drugi: zadanie, test albo case study

Przy stanowiskach z wyraźnie zdefiniowanymi wymaganiami firmy wplatają test kompetencyjny. W IT to może być zadanie kodowe lub inne ćwiczenie techniczne, w marketingu - work sample, czyli prawdziwy fragment wcześniejszej pracy: tekst, portfolio, raport z projektu. Spotkasz też role-playing, case studies i ćwiczenia rozwiązywania problemów symulujące realne wyzwania zawodowe, a czasem test osobowościowy albo rozmowa behawioralna.

Ta część bywa też prowadzona jako panel interview - rozmowa z kilkoma osobami naraz, z udziałem ekspertów merytorycznych i liderów zespołu. Firmy, które to robią, proszą wszystkich zakwalifikowanych kandydatów o to samo zadanie i oceniają według ustandaryzowanej karty, żeby porównanie było uczciwe.

Kolejność zależy od firmy: jedne robią test przed pierwszą rozmową, żeby szybko odsiać słabszych kandydatów, inne dopiero po niej. Zgoda jest tylko jedna - nie ładuj kandydata z pracą na starcie, bo możesz go stracić.

Etap trzeci: rozmowa z hiring managerem

Tu dochodzi do spotkania z osobą, która faktycznie zatrudnia - hiring managerem. To pierwsza poważna rozmowa, poświęcona Twoim kwalifikacjom i doświadczeniu. Trwa średnio 40 minut, choć dla rozmów stacjonarnych przyjmuje się zakres od 45 minut do półtorej godziny.

Pytania są bardziej szczegółowe niż przy screeningu:

• Can you walk me through your career journey and how it has prepared you for this role?
• Can you provide an example of a challenging project you worked on and how you managed it?
• How do you prioritize your tasks when working on multiple projects?
• What are your long-term career goals, and how does this role align with them?
• How do you handle feedback and criticism in the workplace?
• Can you describe a time when you had to collaborate with a difficult colleague or client? How did you manage the situation?

Etap czwarty i piąty: kolacja z zespołem i rozmowa końcowa

Na zaawansowanych procesach dochodzi jeszcze jeden element, który zaskakuje bardziej niż wszystkie testy razem wzięte: zaproszenie na kolację albo nieformalne spotkanie z hiring managerem i przyszłymi współpracownikami. Spotkanie może być wirtualne albo stacjonarne, a celem jest obserwacja, jak radzisz sobie w luźniejszych warunkach i komunikujesz z ludźmi, z którymi miałbyś pracować na co dzień.

Rozmowa końcowa jest krótka. To moment, w którym potwierdzasz zainteresowanie rolą, dzielisz się wnioskami z wcześniejszych rozmów i zadajesz ostatnie pytania. Zdaniem hiring managera to ostatnia szansa na zrobienie sobie ostatniego wrażenia przed decyzją.

Po rozmowach zostaje sprawdzenie przeszłości - zależnie od roli weryfikacja ścieżki zawodowej, a przy stanowiskach z dostępem do dużej gotówki nawet sprawdzenie karty kredytowej. Dopiero po nim pada oferta.

Ile trwa cały proces: 24 dni w średniej, 39 dni w rozpisanym wariancie

Dwie liczby z tego samego źródła, podane w różnych znaczeniach, więc warto je rozdzielić. Średni proces rekrutacyjny w 2024 roku trwał 24 dni, a dla doświadczonych specjalistów bywa dłuższy - na stanowiskach dyrektorskich poszukiwanie i przesiewanie mogą trwać miesiącami.

Rozpisany wariant krok po kroku wygląda tak: aplikacja do telefonu - 5 dni, telefon do rozmowy stacjonarnej - 7 dni, rozmowa do testu kompetencyjnego - 7 dni, test do drugiej rozmowy - 5 dni, druga rozmowa do kolacji - 5 dni, kolacja do sprawdzenia przeszłości - 3 dni, sprawdzenie do oferty - 7 dni. Suma to 39 dni.

Metoda STAR: jedna struktura na każdą odpowiedź

Rekruterzy w Szwajcarii i w ogóle w anglojęzycznym HR mają jeden ulubiony schemat odpowiedzi: STAR, czyli Situation, Task, Action, Result. Sytuacja, zadanie, działanie, rezultat. Dzięki niemu słuchający wie, co zrobiłeś, zamiast słuchać opisu stanowiska pracy.

Druga strona tego samego źródła ostrzega, na co rekruter zwraca uwagę już przy screeningu: spójność w odpowiedziach o historii pracy, dostępności i powodach odejścia z poprzednich miejsc. Niekonsekwentne albo mgławicowe odpowiedzi są dla niego sygnałem, że trzeba dopytać na kolejnym etapie.

Gdzie angielski faktycznie ma sens w Szwajcarii

Oficjalnych języków w Szwajcarii jest cztery - niemiecki, francuski, włoski i romanski - a do wymienianych w praktyce dochodzi angielski. Zestawienie językowe przy opisie kraju wymienia właśnie te pięć. Ta kosmopolityczna mieszanka jest najbardziej widoczna w dużych miastach.

I tu konkret: branże, w których łatwiej trafić na rozmowę po angielsku, to IT (inżynierowie oprogramowania, specjaliści cyberbezpieczeństwa), ochrona zdrowia (lekarze, pielęgniarki, opiekunowie), finanse (księgowość, analityka, audyt) oraz inżynieria - biotechnologie, mechanika, budownictwo. Doceniani są też pracownicy hotelarstwa i turystyki, szczególnie w regionach alpejskich. Agencje rekrutacyjne specjalizujące się w finansach, farmacji i IT są według przewodników dla ekspatów dobrą furtką na rynek.

Jedno zastrzeżenie, bo to częsty błąd: w Szwajcarii angielski nie zastępuje niemieckiego automatycznie. To język roboczy w międzynarodowych zespołach, a nie ten, którym obsługiwałbyś klienta w Zurychu. O tym, gdzie szukać pracy bez znajomości lokalnego języka, pisałem osobno w tekście o pracy w Szwajcarii bez znajomości języka.

Czy można nagrać rozmowę rekrutacyjną

Krótka odpowiedź: możesz, ale tylko z wyraźną zgodą drugiej strony. Poproś o nią wprost, na początku rozmowy, zanim włączysz dyktafon - i zgódź się, jeśli rekrutujący odmówi. Wtedy masz dwie rozsądne opcje: słuchasz uważnie i robisz notatki, albo prosisz o pisemne podsumowanie rozmowy, co w Szwajcarii jest łatwiejsze niż w Polsce.

Warto wiedzieć, dlaczego pytanie „a czy to w ogóle legalne" nie ma w Szwajcarii prostej odpowiedzi. Przeszedłem przez pełny tekst nowej szwajcarskiej ustawy o ochronie danych, Federal Act on Data Protection z 25 września 2020, obowiązującej od 1 września 2023. Reguluje ona zbieranie, przechowywanie i wykorzystywanie danych osobowych bardzo dokładnie - ma osobne przepisy o obowiązku poinformowania, o bezpieczeństwie danych, o ochronie danych z założenia - ale nie zawiera przepisu o nagrywaniu rozmów. Nie ma tam artykułu, który by Ci to pozwalał albo zakazywał.

W Polsce i w Niemczech sprawa wygląda ostrzej. Niemiecki § 201 Absatz 1 Strafgesetzbuch penalizuje nieuprawnione nagrywanie rozmów i chroni poukrytość słowa, a przepis obejmuje też rozpowszechnianie nagrania, nie tylko samo nagrywanie. Obejmuje też podsłuchanie rozmowy współpracownika, gdybyś nagrał ją telefonem bez jego wiedzy. Zgodę trzeba zebrać przed rozpoczęciem zapisu - przy telefonicznym kontakcie wystarczająca jest ustną albo potwierdzenie klawiszami. To przykład z Niemiec, nie ze Szwajcarii, ale pokazuje kierunek, w którym idzie regulacja.

Jakie masz prawa do danych, które o Tobie zbierają

Szwajcarska ustawa o ochronie danych daje Ci realne narzędzia, niezależnie od tego, czy rozmowa jest nagrywana. Pierwsze z nich to prawo do informacji: możesz zażądać od administratora danych informacji, czy Twoje dane są w ogóle przetwarzane, a jeśli tak - to jakie, w jakim celu, jak długo będą przechowywane i komu zostaną ujawnione. Odpowiedź podaje się zwykle w ciągu 30 dni i nie można z góry zrzec się tego prawa.

Trzecie dotyczy porządków z samym danymi: przetwarzanie musi być zgodne z prawem, prowadzone w dobrej wierze i proporcjonalnie, a dane mogą być zbierane wyłącznie w konkretnym, rozpoznawalnym dla Ciebie celu. Gdy przestaną być potrzebne, mają zostać zniszczone lub zanonimizowane.

Realne klauzule wyglądają podobnie. Niemiecka Verifone w dokumencie dla kandydatów podaje, że dane z procesu rekrutacji trzyma co najwyżej 12 miesięcy, chyba że przedłużenie jest konieczne albo kandydat wyraził zgodę. Kandydat ma prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, przenoszenia oraz ograniczenia przetwarzania - każda z tych klauzul ma odpowiednik w szwajcarskim nFADP.

Wskazówka praktyczna: jeśli dostajesz od firmy informację o przetwarzaniu Twoich danych, przeczytaj ją przed rozmową, nie po. Zgodę na przedłużenie przechowywania danych, żądanie usunięcia albo wniosek o informacje możesz uzyskać na piśmie, a nie w formie ustnej obietnicy.

Czego nie nagrywać i czego nie wysyłać dalej

Nawet przy pełnej zgodzie obu stron są granice, o których lepiej nie przekraczać. Nie nagrywaj rozmowy, w której sam nie uczestniczysz - czyli rozmowy Twojego partnera, współpracownika albo znajomego. Nie nagrywaj „na zapasę, potem zdecyduję". Nie wysyłaj nagrania do osób trzecich: ani do znajomego „żeby sprawdził, czy dobrze mnie ocenili", ani do rodziny. Nie wrzucaj nagrania do mediów społecznościowych jako historia zaawansowanego procesu rekrutacyjnego, nawet zanonimizowanego - zanonimizowanie usunięcia głosu nie załatwia sprawy.

Jeśli chcesz mieć coś do analizy po rozmowie, poproś o pisemne podsumowanie albo o listę punktów, które poruszałeś. Dostajesz wtedy materiał do nauki, który nie narusza niczyich praw.

Słowa, których użyjesz w rozmowie

Zapamiętaj kilka zwrotów, bo one ustawiają ton. Screening interview to pierwszy telefon, skills assessment to test, competency interview to rozmowa o kompetencjach, panel interview to rozmowa z kilkoma osobami, background check to weryfikacja przed ofertą, a time to hire to całkowity czas procesu.

Przygotuj też jedno zdanie, zanim ktoś o nie zapyta: Are you legally authorized to work in this country? Najlepsza odpowiedź jest konkretna i potwierdzona dokumentem, nie dopowiedzeniem - a status obywatela UE/EFTA, pozwolenie B, G czy zezwolenie dla pracownika transgranicznego to cztery różne ścieżki, które warto rozróżnić wcześniej.

Co zrobić po rozmowie, zanim ruszysz do następnego procesu

Zapisz sobie każde pytanie, które Ci zadano, i odpowiedź, którą dałeś. Po kilku rozmowach zobaczysz wzorzec: które pytanie wraca, a na które odpowiadałeś marnotrawnie. To najszybszy sposób na poprawę, jaki dostaniesz bez kursu.

Dopisz do tego trzy rzeczy praktyczne. Po pierwsze, wyślij krótkiego maila z podziękowaniem i dopisz jedno zdanie, które pokazuje, że słuchałeś - na przykład, że wracasz do konkretnego punktu, o którym rozmawialiście przy ofercie. Po drugie, sprawdź, czy firma faktycznie dostała Twoje dokumenty, bo w Szwajcacji proces po ofercie rusza formalności po Twojej stronie i trzeba wiedzieć, co jest potrzebne najwcześniej. Jeśli dostaniesz propozycję, dalsze kroki opisuję w procedurze krok po kroku od decyzji do pierwszego dnia, a po zatrudnieniu pojawia się temat obowiązków podatkowych przy pracy za granicą.

Po trzecie, jeśli rozmowa nie wyszła, poproś o informację zwrotną - większość firm jej udziela, a to najtańsza lekcja, jaką możesz dostać. Przy okazji: zarobki i koszty życia rozłożyłem osobno w tekście o opłacalności pracy w Szwajcarii. Warto zajrzeć tam przed rozmową o wynagrodzeniu, żeby mieć argument zamiast zgadywać się na pierwszą kwotę.