MwSt. a zwrot podatku w pracy (Vorsteuerabzug) — jak pracownik odzyskuje podatek i co to znaczy dla firmy
W Szwajcarii nie odzyskasz podatku od towarów i usług sam, jako pracownik. Zwrot, który po polsku i angielsku brzmi odzyskanie podatku , po szwajcarsku nazywa się Vorsteuerabzug i przysługuje wyłącznie przedsiębiorstwu, nie etatowcowi. Jeśli Twój pracodawca jest zarejestrowany w MWSt, to on potrąca podatek
W Szwajcarii nie odzyskasz podatku od towarów i usług sam, jako pracownik. Zwrot, który po polsku i angielsku brzmi „odzyskanie podatku”, po szwajcarsku nazywa się Vorsteuerabzug i przysługuje wyłącznie przedsiębiorstwu, nie etatowcowi. Jeśli Twój pracodawca jest zarejestrowany w MWSt, to on potrąca podatek zapłacony u własnych dostawców i rozlicza go z Federalną Administracją Skarbową (ESTV), a na Twoje konto trafia wynagrodzenie już bez tej części. To pracodawca rozpatruje też Twoje koszty zawodowe i sam decyduje, czy rozlicza je na podstawie rachunków, czy ryczałtem. Cała ta machina działa po jego stronie, więc pytanie brzmi nie „jak odzyskać”, tylko „kto to rozlicza i czy mój pracodawca w ogóle uczestniczy w MWSt”.
Dobra wiadomość dla Ciebie jako pracownika jest taka, że nie masz czego wnioskować ani pilnować. Trudniej jest polskiej firmie, która wysyła delegowanych do Szwajcarii albo wynajmuje lokalnego podwykonawcę, bo tam liczy się każdy frank VAT w cenie usługi. Poniżej rozdzielam te dwie perspektywy i mówię wprost, czego nie udało się potwierdzić w źródłach.
Czym jest Vorsteuerabzug i kto go wykonuje
Vorsteuerabzug to podatek, który firma zapłaciła przy zakupie towarów albo usług i który zalicza na poczet podatku należnego od swoich sprzedaży. Brzmienie jest tu ważne, bo cały mechanizm opiera się na jednym słowie: przedsiębiorstwo. Definicja, którą cytuję z opracowania bexio o szwajcarskim MWSt, brzmi tak:
Der Begriff Vorsteuer bezeichnet die Mehrwertsteuer, die ein Unternehmen bezahlt, wenn es Waren oder Dienstleistungen einkauft. Dabei hat es ein Recht auf Vorsteuerabzug.
Przetłumaczone: podmiotem uprawnionym jest Unternehmen, czyli przedsiębiorstwo. Nie osoba fizyczna z etatem, nie pracownik z umowy, nie osoba fizyczna robiąca „coś dodatkowo”. Granica jest biznesowa, nie osobista.
Sama konstrukcja jest dwawektorowa. Jeśli firma naliczyła od sprzedaży więcej MWSt, niż zapłaciła przy zakupach, to nadwyżkę odzyskuje od urzędu:
Sofern das Unternehmen mehr Vorsteuer bezahlt, als es Mehrwertsteuer vereinnahmt hat, erstattet das Finanzamt den entsprechenden Teil der Vorsteuer zurück.
A jeśli jest odwrotnie, firma dopłaca różnicę do kantonu i konfederacji. Wzajemne rozliczenie nazywa się Saldorechnung, czyli rozliczenie saldem, a nie osobnym zwrotem gotówki. Nikt Ci w Szwajcarii nie wypłaci nadpłaty z urzędu pod Twoim nazwiskiem.
Dlaczego na etacie nie ma się czego odzyskiwać
Pracownik etatowy nie prowadzi działalności, nie wystawia faktur i nie ma numeru MWSt, więc nie jest stroną rozliczenia. Równolegle działa jednak coś, co wypłatę dotyczy pośrednio: koszty zawodowe, czyli wyjazdy służbowe, dojazdy, materiały kupione do zlecenia, szkolenia. To one odpowiadają na pytanie, dlaczego z Twojego „brutto” potrafi zejść więcej, niż się spodziewasz, mimo że podatek u źródła (Quellensteuer) jest już pobrany.
Tego mechanizmu w Szwajcarii nie obsługuje urząd skarbowy ani księgowość. Rozliczenie jest po stronie pracodawcy: to on przyjmuje Twoje rachunki i ustala, co z nich odlicza. Jeśli w swojej umowie masz zapis o zwrocie kosztów, o spółce administracyjnej (Spesen), o kilometrowce albo o pożyczce na samochód, to jest to umowa z pracodawcą, a nie wniosek do ESTV. Dlatego pytanie „czy dostanę z powrotem podatek” ma sens tylko jako pytanie do Twojego pracodawcy, a nie do urzędu.
Warto przy okazji rozdzielić dwie rzeczy, które Polacy często mieszają w jedno zdanie. Podatek zakupowy przy zakupach, o którym pisałem osobno przy turystach i nowych mieszkańcach, to co innego niż zwrot podatku od zarobków po zakończeniu pobytu w Szwajcarii. Ten drugi to zupełnie inny formularz, inne urząd i inny tryb. Pomieszanie obu to najczęstszy powód, dla którego ktoś zgłasza się do kancelarii z wnioskiem, którego nie da się rozpatrzyć.
Trzy stawki, które pojawią się na fakturach
Od 1 stycznia 2024 obowiązują w Szwajcarii trzy stawki. Zestawienie z opracowania bexio (aktualizacja z 31 maja 2023 roku) wygląda tak:
| Stawka | Do 31.12.2023 | Od 01.01.2024 | Co obejmuje |
|---|---|---|---|
| Normalsatz (normalna) | 7,7 % | 8,1 % | większość towarów i usług, w tym gastronomia, fryzjer, elektronika, odzież |
| Sondersatz (szczególna) | 3,7 % | 3,8 % | noclegi hotelowe |
| Reduzierter Satz (zredukowana) | 2,5 % | 2,6 % | produkty codziennego użytku, w tym żywność, napoje bezalkoholowe, książki, czasopisma, leki |
Powód podwyżki nie jest gospodarczy, tylko systemowy: podatek podniesiono razem z innymi działaniami, żeby ustabilizować ubezpieczenie na starość i po śmierci (AHV). Dwie rzeczy są tu częstym źródłem pomyłek. Po pierwsze, 3,8 % to stawka szczególna dla hoteli, a nie stawka zredukowana - zredukowana to 2,6 %. Po drugie, gastronomia przy biurku podlega stawce normalnej 8,1 %, nie hotelowej. Więc faktura za lunch z dostawy podlega 8,1 %, a hotel na konferencję 3,8 %.
Próg 100 000 franków obrotu
Obowiązek rozliczania MWSt nie dotyczy wszystkich. Brzmi to tak:
Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen verkaufen und einen Umsatz von mehr als CHF 100'000 pro Jahr verzeichnen, sind in der Schweiz zur Abgabe der Mehrwertsteuer an den Bund verpflichtet.
Czyli próg to 100 000 franków rocznego obrotu, a firma z mniejszym obrotem jest z obowiązku zwolniona. Forma prawna nie ma tu znaczenia, co potwierdza osobna linijka tego samego opracowania: „Die Rechtsform eines Unternehmens (wie GmbH, AG oder Einzelunternehmen) hat keinen Einfluss auf die Mehrwertsteuerpflicht.” Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i jednoosobowa działalność są traktowane tak samo.
Dla pracownika z jednej strony to dobra wiadomość: pracodawca poniżej progu nie musi się rejestrować, więc nie prowadzi dla Ciebie rozliczeń MWSt. Z drugiej strony taka firma i tak dolicza podatek do faktury. Formalnie nie jest do tego zmuszona, ale rachunkowo w Szwajcarii trudno wynegocjować cenę bez podatku. Dla Twojego rachunku to prawie bez znaczenia.
Poniżej progu można wejść w MWSt z własnej woli
Zwolnienie z obowiązku nie odbiera firmie prawa do odliczania podatku. Rejestracja poniżej progu jest dobrowolna i bywa bardzo opłacalna przy dużych zakupach:
Unternehmen, die pro Jahr weniger als CHF 100'000 Umsatz machen, sind von der Steuerpflicht befreit. Du kannst dich jedoch freiwillig für die Mehrwertsteuer anmelden. Denn: Auch Unternehmen mit geringerem Umsatz sind zum Vorsteuerabzug berechtigt - die MWST-Anmeldung lohnt sich vor allem, wenn grössere Anschaffungen anstehen.
Wylicz to sobie na jednym zdaniu: kupujesz maszynę za 50 000 franków i płacisz dostawcy 8,1 % podatku. Bez rejestracji to 4050 franków, które zostają u dostawcy. Po rejestracji wracają do Twojej firmy jako Vorsteuer, rozliczone w saldie. Przy obrocie 80 000 franków jednorazowa rejestracja zwraca się już przy pierwszym takim zakupie.
Saldosteuersatz: metoda, która odbiera Ci odliczenia
Istnieje druga droga dla małych firm i tu jest pułapka, o której nie słyszy się na kursach. Saldosteuersatz, czyli stawka salda, upraszcza rozliczenie: firma nie wykazuje osobno Vorsteuer z zakupów, tylko płaci podatek od całego obrotu pomnożonego zatwierdzoną stawką. Cytat z źródła:
Andererseits entfällt durch die Verwendung eines Saldosteuersatzes die Ermittlung der Vorsteuer. [...] Dieser reduzierte MWST-Satz muss von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) bewilligt werden und hängt von der Branche des Unternehmens ab.
Czyli wybór Saldosteuersatz to świadome zrzucenie prawa do szczegółowego odliczania. Zysk jest oczywisty: mniej dokumentów, rozliczenie co pół roku zamiast co kwartał. Koszt też. Dwa warunki, o których musisz wiedzieć, zanim wybierzesz: stawkę zatwierdza ESTV i zależy ona od branży firmy, a dostęp do metody jest ograniczony do określonego rocznego obrotu i powiązany z maksymalną roczną kwotą podatku.
Druga pułapka jest rachunkowa i bardziej podstępna. Saldosteuersatz liczy się od obrotu brutto, czyli z podatkiem już doliczonym do faktury: „Der Umsatz (inkl. der den Klienten in Rechnung gestellten Mehrwertsteuer) wird mit dem Saldosteuersatz multipliziert.” Liczenie od kwoty netto daje wynik zaniżony.
Uzgodnione czy otrzymane wynagrodzenie
Każda rozliczająca się firma wybiera jedną z dwóch metod ustalania momentu, w którym powstaje obowiązek podatkowy. Standardem ESTV jest vereinbartes Entgelt, czyli wynagrodzenie uzgodnione: podatek staje się wymagalny wraz z wystawieniem faktury, nawet jeśli pieniędzy jeszcze nie ma na koncie. Przykład z źródła jest bardzo wymowny:
Das Unternehmen hat Rechnungen in Höhe von insgesamt CHF 10'000 inkl. CHF 810 Mehrwertsteuer (8.1 %) gestellt. Zum Zeitpunkt der Mehrwertsteuerabrechnung wurden aber nur Zahlungseingänge von insgesamt CHF 5'000 verzeichnet. Das Unternehmen muss trotzdem die vollen CHF 810 an die Steuerverwaltung abführen.
Firma wystawiła faktury na 10 000 franków, czyli 810 podatku przy stawce 8,1 %, a wpłynęło 5000. Urząd i tak chce pełne 810, więc firma finansuje sobie połowę podatku z własnej kieszeni. Metoda vereinnahmtes Entgelt, czyli wynagrodzenie otrzymane, pozwala rozliczać się dopiero wpływami i eliminuje to ryzyko, ale wymaga zgłoszenia u ESTV na specjalnym formularzu. W praktyce wybierają ją mali przejściowi wykonawcy i podwykonawcy.
Terminy, które trzeba wbić do kalendarza
Firma rozliczająca się metodą efektywną składa deklarację co kwartał i ma na to 60 dni od końca kwartału. Ten sam termin dotyczy płatności, a nie tylko samego zeznania. Metoda salda upraszcza rytm do jednego rozliczenia na pół roku. Formularz składa się samoczynnie, bez wezwania, a przedłużenie terminu jest możliwe, ale traktowane jako wyjątek, nie jako reguła.
Dwie daty są ostrzejsze. Przy całkowitym zakończeniu działalności zgłoszenie wykreślenia z rejestru MWSt trzeba złożyć na piśmie w ciągu 30 dni. Przy spadku obrotu poniżej 100 000 franków firma może zrezygnować z MWSt najwcześniej na koniec okresu, w którym po raz pierwszy nie osiągnęła progu, a na zgłoszenie ma potem 60 dni. Jeśli się nie zgłosi, traktuje się to jako rezygnację ze zwolnienia i podatek trzeba odprowadzać dalej.
Numer MWSt i formularze
Jeśli rozmawiasz z księgowością, usłyszysz po prostu “numer MWSt”. Od reformy identyfikacji wygląda on tak:
Die MWST-Nummer setzt się aus der UID mit dem Zusatz «MWST» zusammen. Sie hat das Format CHE-123.456.789 MWST.
Ta sama strona wyjaśnia, że UID zastąpiła dawną sześciocyfrową numerację MWSt i jedenastocyfrowy numer rejestru handlowego, więc numer w starym formacie w dokumentach sprzed reformy nie musi oznaczać tego samego co nowy zapis.
Formularze mają numery i łatwo je pomylić. Są dwa podstawowe: 0440 dla metody efektywnej i 0441 dla rozliczenia saldem lub stawką salda. W praktyce majątkowej używa się też 0759-1, 0760 i 0762 przy opcjach dotyczących nieruchomości i zwolnionych obrotów, 0764 dla zgłoszeń, 1198 dla rozliczenia stawką salda oraz 0664 przy grupowym opodatkowaniu. Sama księgowość wie, który z nich wypełnia; Ty potrzebujesz tego tylko wtedy, gdy sam księgujesz lub odbierasz fakturę od podwykonawcy.
Przykład, w którym efektywne obciążenie wynosi 4 %
Ten przykład z źródła tłumaczy, dlaczego dla firmy znaczenie ma nie tylko stawka nominalna, ale i to, co ona kupuje. Klient płaci stolarzowi za stół 216 franków, w tej kwocie jest 16 franków MWSt, które stolarz musi oddać do kantonu i konfederacji. Stolarz kupił drewno za 100 franków i zapłacił w lesie 8 franków podatku:
Er kann jetzt diese CHF 8 Vorsteuer von den CHF 16 abziehen, die er dem Finanzamt schuldet. Damit zahlt der Schreiner für den Auftrag in diesem Beispiel «nur» CHF 8 bzw. 4 % Mehrwertsteuer.
Klient zapłacił 8,1 %, ale do urzędu stolarz odprowadził 8 franków, czyli 4 % wartości zlecenia. Różnica nie jest oszczędnością dla klienta, tylko konsekwencją łańcucha zakupów stolarza. Przy zleceniu dla polskiej firmy z Szwajcarii oznacza to jedno: koszt VAT w ofercie zależy od tego, jak dobrze Twój wykonawca rozlicza własne zakupy. Dwie firmy z identycznym cennikiem netto mogą doliczać do zlecenia różne kwoty podatku.
Co to znaczy dla pracownika i dla firmy delegującej
Dla Ciebie jako pracownika: nic nie wnioskujesz, niczego nie dostajesz z urzędu i nie musisz mieć numeru MWSt. Jedyna rzecz, którą warto zrobić, to spojrzeć na swoją umowę i na Lohnausweis, czyli roczne świadectwo zarobkowe, i sprawdzić, jak Twoje koszty są tam ujęte. Jeśli rozliczasz dużo i kwoty są nierówne, pytanie do kadrowego jest tu sensowniejsze niż pytanie do ESTV.
Dla polskiej firmy wysyłającej ludzi do Szwajcarii sprawa wygląda inaczej i warto ją sprawdzić zawczasu. Opracowanie wprost ostrzega, że zagraniczne przedsiębiorstwo, które osiąga przychody w Szwajcarii, może podlegać szwajcarskiemu MWSt: “Ausländische Unternehmen, die in der Schweiz Einnahmen verzeichnen, sind eventuell ebenfalls in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig.” Delegowanie pracownika nie zdejmuje z firmy obowiązku oceny sytuacji. Jeśli rozliczasz faktury od podwykonawcy na podstawie polskiej faktury VAT i nie masz numeru MWSt, nie potraktuj tego jako czegoś, co da się załatwić później.
Czego nie znalazłem w źródłach i co warto dopytać
Tę część piszę, bo w internecie pełno tekstów, które na brak danych odpowiadają liczbą, a to najgorszy możliwy wariant przy podatkach. Przy tej analizie nie udało mi się potwierdzić w dostępnych źródłach kilku rzeczy, których szukasz przy takim temacie. Po pierwsze, kwoty progu i minimalnej podstawy podatku w opcji bonowej dla małego przedsiębiorcy (Gutscheinsystem), bo źródła podają tu wyłącznie warunek jakościowy, czyli maksymalną roczną kwotę podatku, bez liczb. Po drugie, numeru przepisu i reguły dotyczącej wyżywienia pracowniczego, czyli posiłków dla załogi. Po trzecie, progu rocznych kosztów zawodowych, od którego pracodawca przechodzi na rozliczenie ryczałtem (Pauschalabzug) zamiast rachunków. Po czwarte, reguły odwrotnego obciążenia (§13a) i terminu migracji na nowy system MWSt.
Te cztery punkty nie są zaprzeczeniem ich istnienia, tylko brakiem potwierdzenia w źródle, które mogłem odczytać w całości. Zanim którąkolwiek z tych liczb podasz w kalkulacji albo w umowie, sprawdź ją w ESTV, w kantonalnej administracji skarbowej albo u doradcy podatkowego. Do tych samych wniosków dochodzi większość osób, które liczyły na to, że w Szwajcarii da się „odzyskać podatek” jak w rozliczeniu PIT przy pracy za granicą, i które liczą na konkretne kwoty w rozmowie z pracodawcą.
Piszę z własnego doświadczenia i na podstawie opracowań, które udało się odczytać, ale przepisy zmieniają się, a w sprawach MWSt pierwsze pytanie zawsze brzmi: obowiązuje Cię federalna stawka, kantonalna czy obie naraz. Przy swojej konkretnej sprawie zajrzyj do ESTV albo zapytaj doradcę podatkowego. Także wtedy, gdy wszystko wygląda jasno.
A jeśli dopiero planujesz pierwszy rok w Szwajcarii i nie chcesz zgadywać, co Cię czeka, zapisz się na listę - wyślę Ci oś czasu pierwszego roku z terminami, które łatwo przeoczyć po przyjeździe.
